Geïnvesteerd in een IT-systeem maar je krijgt niet het verwachte rendement?

Leer waarom en hoe je dit in de toekomst kunt vermijden.

Waarom is change moeilijk?

Mensen houden niet van verandering. Ons hele menselijke zijn is ontworpen om alles stabiel en optimaal te houden, zélfs wanneer onze omgeving verandert. Sommige mensen verkiezen stabiliteit meer dan anderen, maar in het algemeen houden mensen niet van verandering.

Een nieuw IT-systeem introduceren en ervoor zorgen dat het door de betrokken teams wordt overgenomen, met andere woorden mensen hun gedrag laten veranderen, is dan ook niet gemakkelijk. 

Niet alleen omdat we ontworpen zijn voor homeostase, maar ook omdat onze dagelijkse gewoonten, routines en gedragingen deel uitmaken van onze identiteit. Mensen vragen om te veranderen is hen vragen een deel (groot of klein) van hun identiteit op te geven. Als je bijvoorbeeld een CRM systeem implementeert en je krijgt onmiddellijk rapporten, dan kan het teamlid dat vroeger bekend stond als de Excel wizard zich niet meer identificeren als Excel wizard.

Mensen vertellen dat ze het nieuwe systeem moeten adopteren zonder verdere ondersteuning, mislukt daarom in de meeste gevallen. 

Door de betrokken teams gedurende het hele project te verbinden, te trainen, te coachen en te ondersteunen, kan je hen begeleiden om het gewenste gedrag over te nemen. Dit gaat misschien iets langzamer, maar zal bijdragen aan een langdurige adoptie.

Hoe pakt CANGURU verandering aan?

Wij baseren onze aanpak van change management gedeeltelijk op de zelfdeterminatietheorie. Dit is een psychologische theorie van Deci en Ryan over motivatie die gebaseerd is op drie psychologische basisbehoeften van de mens. De theorie is onderzocht in meerdere contexten met verschillende groepen, van kinderen tot studenten en werknemers.

De zelfdeterminatietheorie kan je helpen een IT-systeem te introduceren en medewerkers te faciliteren het IT-systeem te adopteren. Waarom? Omdat als je ervoor zorgt dat aan deze behoeften wordt voldaan, geeft dit energie aan jouw werknemers om iets nieuws te leren en zullen ze ook gemotiveerd blijven.

1. Autonomie

Mensen hebben de behoefte en het verlangen om 'active agents' van hun eigen leven te zijn. Dit betekent niet dat mensen volledig onafhankelijk van anderen willen zijn (zie derde psychologische behoefte), maar zij willen zich in controle voelen door bijvoorbeeld verschillende opties te hebben wanneer zij invloed op zichzelf uitoefenen. 2. Competentie

Het verlangen zich vaardig en bekwaam te voelen is de tweede psychologische basisbehoefte die mensen ervaren. Mensen willen zich taken eigen maken en een verscheidenheid aan vaardigheden aanleren.

3. verwantschap Mensen willen erbij horen, ze hebben behoefte aan verbondenheid, interactie en zorg voor anderen. 

Natuurlijk zijn dit individuele behoeften, wat betekent dat elk individu in meer of mindere mate behoefte heeft aan autonomie, competentie of verwantschap, maar in het algemeen ervaart iedereen deze behoeften.

Houd in gedachten dat dit niet alleen belangrijk is voor je teams, maar voor het hele bedrijf, omdat onderzoek heeft aangetoond dat er een trickle down en trickle up effect is. Dit betekent dat als een manager een onvervulde behoefte heeft, hij/zij dit zal doorgeven aan zijn/haar team. In mindere mate werkt dit ook bottom up. Natuurlijk kan het trickle down en trickle up effect ook positief zijn.

Hoe kunt u deze behoefte omzetten in concrete acties tijdens de uitvoering van het project?

1. Communiceer over de aanstaande verandering en wat je verwacht van het team.

2. Betrek de teams, die de gevolgen van het project zullen ondervinden, bij de verkenningsfase, zodat zij hun ideeën kunnen geven.

3. Communiceer met niet-controlerende taal: vermijd te zeggen dat je moet of zou moeten en probeer in plaats daarvan overwegen en denken over te gebruiken.

4. Geef de teams en/of individuen in het team opties om uit te kiezen: laat ze bijvoorbeeld beslissen wanneer ze met het nieuwe systeem gaan werken of hoe ze het liefst opgeleid willen worden.

5. Laat het team met best practices komen of met een manier van werken met het nieuwe systeem.

6. Voorzie voldoende training en 'speeltijd' voor de betrokken teams.

7. Focus op de inspanning van het aanleren van nieuw gedrag en een nieuwe manier van werken (proces) in plaats van op het resultaat (resultaat) of hoe snel ze de verandering doorvoeren.

8. Communiceer met mensen door middel van respectvol onderzoek (stel open vragen en luister echt naar de ideeën en/of zorgen van mensen) en handel daarnaar wanneer mogelijk.

9. Geef het goede voorbeeld: je kunt niet verwachten dat iemand zijn gedrag en manier van werken verandert als je jezelf niet aanpast aan de nieuwe manier van werken.

Zelfbeschikking is slechts een onderdeel van onze aanpak van change management en is volledig geïntegreerd in onze project management aanpak.

Wil je meer weten over change management in IT? Contacteer ons en wij stellen graag een aanpak op maat voor jou op.