Het algemene idee van een stand-up meeting is van snel, in 15 tot 30 minuten, de volgende 24 uur te plannen, je team op de hoogte te houden van je voortgang en eventueel om hulp te vragen bij mogelijke problemen. In de juiste context kunnen dagelijkse stand-up meetings een heel handig hulpmiddel zijn, maar ze zijn niet de beste optie voor elk team, dus het heeft zeker geen zin om ze te forceren. Als je er niet helemaal zeker van bent of ze geschikt zijn voor je team, zal deze blogpost een aantal positieve punten uiteenzetten, evenals veelvoorkomende problemen die mensen tegenkomen bij stand-up meetings en tips om deze aan te pakken.
Waarom zou je overwegen om ze te implementeren?
De belangrijkste voordelen van stand-ups zijn dat je jouw team in een korte vergadering hun werklast kunt laten plannen. Ze zorgen voor een zekere mate van transparantie binnen het team, zodat het voor iedereen duidelijk is hoe de werklast is verdeeld en wie wat gaat doen. Aangezien deze over het algemeen in de ochtend worden gepland, geeft het je de mogelijkheid om met je team te bespreken welke taken prioriteit hebben en welke op dat moment minder urgent zijn. Hierdoor kunnen jouw teamleden hun dagen op basis hiervan plannen, wat het algehele tijdbeheer van elk teamlid verbetert. Ze zijn geweldig voor kleinere teams, omdat je dan zeker weet dat de vergaderingen niet te lang duren.
Ten slotte zijn ze een geweldig hulpmiddel tijdens de pandemie en de verschuiving naar telewerken. Ook al is het een korte dagelijkse vergadering, tijdens de huidige pandemie zorgen deze vergaderingen ervoor dat iedereen minstens één keer per dag van elkaar hoort, wat de samenwerking ook bevordert. Het helpt mensen zich minder geïsoleerd en losgekoppeld van hun teams te voelen. Mensen kunnen soms zo hypergefocust zijn op hun taken dat ze een beetje vergeten dat ze een team hebben dat ze kunnen bereiken voor hulp of zelfs voor een praatje. De stand-ups zijn hier dus een goede dagelijkse herinnering aan.
Houd ze kort en krachtig
Veel voorkomende klachten over dagelijkse stand-up meetings zijn dat ze te lang duren en als tijdverspilling voelen. Ook zorgen sommige managers ervoor dat de vergadering altijd die vooraf bepaalde tijd duurt. Dus zelfs als het een vergadering van 30 minuten is en niemand veel te vertellen heeft, gaan de managers door in plaats van het kort te houden. Hoewel niemand het erg vindt om een vergadering van 30 minuten te houden, zouden de meeste mensen er de voorkeur aan geven om het kort te houden als het geen toegevoegde waarde heeft om eraan deel te nemen. Geen toegevoegde waarde wilt zeggen dat het hele concept van dagelijkse stand-up meetings zinloos wordt. Als er niets van waarde te zeggen is, of mensen hebben geen zin hebben in een informeel gesprek, kap er dan mee. Iedereen zal het waarderen een beetje van zijn tijd terug te krijgen!
Definieer en houd je aan de belangrijkste punten
Om ervoor te zorgen dat deze vergaderingen waarde toevoegen en om ze kort en gefocust te houden, moet je ervoor zorgen dat je de belangrijkste punten definieert die door jouw teamleden moeten worden besproken. In het algemeen zijn dit:
Belangrijkste vooruitgang
Plannen voor het komende werkvenster
Eventuele blokkades of problemen waarvan het team op de hoogte moet worden gesteld
Zorg er echter voor dat je ze aanpast aan de behoeften van jouw team. Hoewel dit voor sommige teams de perfecte structuur kan zijn, is het misschien niet de beste oplossing voor het jouwe. Als lid van een ondersteuningsteam is het bijvoorbeeld vaak niet relevant om de belangrijkste voortgang en plannen voor het komende werkvenster te delen. Tenzij het een langlopend probleem is dat we aan het oplossen zijn en er belangrijke vooruitgang is in de richting van een oplossing of als we een tijdige taak hebben waarvoor we specifiek wat tijd moeten vrijmaken, worden deze twee onderwerpen zelden besproken. In de plaats concentreren we ons op het laatste belangrijke punt: namelijk het communiceren van blokkades of problemen die je tegenkomt en waarbij je hulp of de mening van de rest van het team zou kunnen gebruiken. Op deze manier zorgen we ervoor dat we geen tijd verspillen aan updates die niet zo relevant zijn voor de rest van het team.
Grote teams? Splits ze op!
Stand-ups zijn het beste met kleinere teams van maximaal 10 personen, maar zodra teams beginnen te groeien, merken veel mensen dat ze erg inefficiënt zijn en weinig waarde toevoegen aan grote teams. Dit is volkomen logisch, want als je grote teams hebt, heb je vaak mensen wiens taken absoluut geen verband houden met die van elkaar. Daarom wordt er informatie gedeeld die voor sommige van jouw teamleden totaal irrelevant is en zullen zij het gevoel hebben dat hun tijd wordt verspild. Gevolg is dat ze langzaam beginnen te negeren wat er wordt gezegd en uiteindelijk stoppen ze met deelnemen aan deze vergaderingen. Het beste wat je in deze situaties kunt doen, is het team, of in ieder geval de vergadering, opsplitsen in groepen die informatie en updates delen die voor elkaar relevant zijn.
Micromanagement?! Ik denk het niet!
Stand-up meetings kunnen ervoor zorgen dat jouw team het gevoel krijgt dat het micro-beheerd wordt. Dit kan gebeuren als er te veel aandacht is voor de eerste twee kernpunten: ‘Wat heb ik gisteren gedaan?’ en ‘Wat ga ik vandaag doen?’. Laat jouw teamleden niet elk klein detail beschrijven van de taken die ze deden en zullen doen, want dit detailniveau is voor de meeste mensen niet nodig en vermindert de waarde die stand-ups met zich meebrengen. Ze moeten de managers en andere leden een algemeen beeld geven van wat er speelt en door wie aan wat wordt gewerkt. Ze moeten ook de samenwerking vergemakkelijken en mogen niet het gevoel geven dat het een wedstrijd tussen de teamleden is. Bovendien werkt niet iedereen even goed en productief, dus mensen dwingen tot een dergelijke manier van werken kan meer schade dan goed doen. Sommige mensen vinden het leuk om de tijd voor elke taak te nemen en te blokkeren, terwijl anderen er de voorkeur aan geven een algemene taak te hebben en er op hun eigen manier en in hun eigen tempo aan te werken. Stel mensen in staat te werken op de manieren die het beste bij hen passen en optimaliseer op deze manier hun productiviteit.
Moet je stand-ups implementeren voor je team?
Heb je al het bovenstaande gelezen en twijfel je nog? Dat is prima, probeer het eens uit terwijl je de bovenstaande tips in gedachten houdt en kijk of stand-ups werken voor je team. Misschien is een dagelijkse vergadering gewoon niet de oplossing voor jou, probeer dan de frequentie te verminderen, bijvoorbeeld 2 of 3 keer per week. Behaal je nog steeds niet de doelen die je wilt? Je kunt proberen de voordelen van stand-up meetings op andere manieren naar boven te halen, zoals het creëren van een teamcultuur waardoor jouw teamleden de hele dag met elkaar kunnen communiceren. Zorg ervoor dat ze ook het geduld hebben om een reactie te krijgen en verwacht niet altijd onmiddellijke hulp of antwoorden.
Mijn persoonlijke mening
Persoonlijk stel ik het op prijs om stand-up meetings te houden, vooral omdat ik tijdens de Covid-19-pandemie in mijn huidige team ben gaan werken. Toen ben ik dus ook begonnen met thuiswerken. Het werd zeer op prijs gesteld om elke dag die korte en fijne ontmoeting te hebben, omdat dit soms de enige interactie was die ik met sommige van mijn collega's had. Natuurlijk stond mijn supervriendelijke team altijd open om mijn vragen te beantwoorden of voor een kort informeel gesprek, maar het gaat gewoon niet zo natuurlijk of nonchalant als wanneer we allemaal samen in een kantoor zouden zitten. Dus elke dag van iedereen horen en in staat zijn om vragen te stellen of anderen te helpen tijdens de korte vergadering, geeft beter het gevoel dat we een echt team zijn en stelt me ook meer op mijn gemak om anderen om hulp te vragen, omdat we geen compleet onbekenden waren.
Wil je weten hoe we stand-up meetings kunnen implementeren in jouw volgende SAP-onderneming? Neem vandaag nog contact met ons op!
Comentarios